LẬP HÓA ĐƠN SAI THỜI ĐIỂM, MỨC PHẠT LÊN ĐẾN 70 TRIỆU ĐỒNG

Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt cao nhất cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể lên đến 70 triệu đồng. Do đó, doanh nghiệp cần thận trọng hơn trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn.

Điểm đáng lưu ý là mức phạt không chỉ phụ thuộc vào việc hóa đơn được lập sớm hay muộn so với thời điểm pháp luật quy định, mà còn được xác định dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất của giao dịch. Vì vậy, đối với những doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, một sai sót lặp lại trong quy trình lập hóa đơn có thể nhanh chóng trở thành rủi ro đáng kể.

1. Lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt đến 70 triệu đồng.

Điểm a Khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm tùy thuộc theo số lượng hóa đơn vi phạm và bản chất giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Cụ thể, căn cứ vào bản chất giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ, pháp luật phân biệt 2 loại hóa đơn là (i) hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; và (ii) hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); hoặc hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa (sau đây gọi chung là “hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại”).

Theo đó, mức phạt cho các trường hợp cụ thể được quy định như sau:

Như vậy, nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm, mức xử phạt có thể chưa lớn. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc sai thời điểm diễn ra thường xuyên có thể dẫn đến số lượng hóa đơn vi phạm lớn và kéo theo mức xử phạt đáng kể. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần căn cứ vào đâu để xác định một hóa đơn được lập đúng hay không đúng thời điểm?

2. Muốn xác định hóa đơn có “sai thời điểm” hay không, trước hết phải xác định đúng thời điểm phải lập hóa đơn.

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 6 Điều 1 và Khoản 4 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn không được xác định thống nhất cho mọi giao dịch mà phụ thuộc vào bản chất của từng hoạt động.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa, việc thanh toán và việc chuyển giao hàng hóa là hai sự kiện cần được phân biệt khi xác định thời điểm lập hóa đơn.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Đối với cung cấp dịch vụ, nguyên tắc chung là lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Ở đây, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến bản chất của khoản tiền nhận được. Không phải mọi khoản tiền nhận trước đều mặc nhiên dẫn đến nghĩa vụ lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền. Đối với một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng, tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng không được xác định là thời điểm lập hóa đơn.

Điều này cho thấy việc sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng không nên chỉ được xem là vấn đề về mặt câu chữ. Việc xác định một khoản tiền là đặt cọc, tạm ứng hay khoản thanh toán trước có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thời điểm lập hóa đơn.

Một trường hợp khác cũng thường phát sinh trong thực tế là giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo nhiều lần, nhiều giai đoạn. Khi đó, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.

Vì vậy, đối với các hợp đồng có thời gian thực hiện dài hoặc được chia thành nhiều giai đoạn, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm hoàn thành của từng phần công việc thay vì chỉ căn cứ vào ngày hoàn thành toàn bộ hợp đồng.

3. Không phải mọi giao dịch đều áp dụng cùng thời điểm lập hóa đơn.

Bên cạnh các nguyên tắc chung nêu trên, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP còn quy định nhiều trường hợp có thời điểm lập hóa đơn đặc thù.

Đối với hàng hóa, dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Quy định này áp dụng đối với một số nhóm dịch vụ như dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính và chuyển phát, viễn thông, logistics, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định, dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate và các sản phẩm được chế biến từ dầu thô là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

Đối với hoạt động cho vay, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn thu lãi nhưng không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng theo quy định pháp luật về tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.

Ngoài các trường hợp nêu trên, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định khác tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 6 Điều 1 và Khoản 4 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, để xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp với từng loại giao dịch.

4. Rủi ro thường bắt đầu từ quy trình nội bộ, không phải từ hóa đơn.

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến lập hóa đơn sai thời điểm là sự thiếu đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh hoàn tất giao dịch nhưng chậm chuyển thông tin cho kế toán; hàng hóa đã được giao nhưng biên bản giao nhận chưa được chuyển về; công việc đã hoàn thành nhưng biên bản nghiệm thu được ký sau đó; hoặc các bên đã phát sinh giao dịch nhưng quá trình đối soát kéo dài hơn dự kiến.

Trong những trường hợp này, kế toán có thể là bộ phận trực tiếp lập hóa đơn nhưng nguyên nhân dẫn đến việc lập chậm lại xuất phát từ một khâu khác trong quy trình.

Do đó, việc yêu cầu riêng bộ phận kế toán “lập hóa đơn đúng thời điểm” là chưa đủ. Doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ chuỗi sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, từ giao hàng, nghiệm thu, bàn giao, đối soát, thu tiền đến lập hóa đơn.

5. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát những gì?

Trước hết, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình chuyển giao chứng từ giữa các bộ phận. Các bộ phận kinh doanh, kho vận, kỹ thuật, nghiệm thu và kế toán cần được phân định rõ trách nhiệm và thời hạn chuyển giao chứng từ.

Tiếp theo, doanh nghiệp nên rà soát các điều khoản hợp đồng liên quan đến giao hàng, nghiệm thu và thanh toán. Việc quy định rõ thời điểm nghiệm thu, bàn giao cũng như bản chất của từng khoản tiền nhận được sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, việc kết nối hệ thống bán hàng, quản lý kho và hóa đơn điện tử cũng có thể giúp hạn chế sai sót phát sinh từ thao tác thủ công. Đồng thời, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế cảnh báo đối với các giao dịch có thời hạn lập hóa đơn cụ thể, đặc biệt là các giao dịch phải thực hiện đối soát định kỳ.

Cuối cùng, việc kiểm tra định kỳ giữa hợp đồng, chứng từ giao hàng, biên bản nghiệm thu/bàn giao, chứng từ thu tiền và hóa đơn là cần thiết để phát hiện sớm các trường hợp có nguy cơ lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Kết luận

Quy định mới về xử phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm cho thấy việc tuân thủ hóa đơn ngày càng được kiểm soát chặt chẽ hơn. Với mức phạt có thể lên đến 70 triệu đồng đối với trường hợp từ 100 hóa đơn vi phạm trở lên, những sai sót tưởng như nhỏ trong từng giao dịch có thể trở thành vấn đề đáng kể nếu lặp lại trên diện rộng. Vì vậy, thay vì chỉ kiểm tra hóa đơn sau khi được lập, doanh nghiệp nên kiểm soát ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch và các sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

Nói cách khác, để lập hóa đơn đúng thời điểm, doanh nghiệp không chỉ cần một bộ phận kế toán làm đúng, mà cần một quy trình vận hành đúng. Đây cũng là cách thiết thực nhất để doanh nghiệp chủ động hạn chế rủi ro xử phạt và bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ giao dịch, chứng từ kế toán, hóa đơn và nghĩa vụ thuế.