Facebook
Zalo
Địa chỉ
Thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện là một trong các thủ tục thường gặp của Văn phòng đại diện. Tuy nhiên không phải cơ quan tổ chức nào cũng nắm rõ quy trình, cách thức thực hiện thủ tục thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Do đó bài viết sau đây sẽ phân tích một số khía cạnh liên quan để quý bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Thực hiện thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam như thế nào
Thế nào là Trưởng Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.
Theo Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP có thể hiểu rằng người đứng đầu văn phòng đại diện (hay còn gọi là Trưởng văn phòng đại diện) là người được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm và phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
Thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện có cần phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hay không
Khoản 3 Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định như sau:
“Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong những trường hợp sau:
…
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh”.
Do đó khi thực hiện việc thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Nếu không thực hiện việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (Theo điểm d khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP)
Lưu ý: Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
(Cơ sở pháp lý: khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Do đó cần lưu ý một số vấn đề trên để tránh tình trạng thực hiện không đúng và bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh
Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ 01 bộ bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
- bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh.
- giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Lưu ý: Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trình tự, thủ tục thực hiện
- Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ 01 bộ hồ sơ tới Sở Công thương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
(Cơ sở pháp lý: Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Lưu ý:
- Thứ nhất, người đại diện là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có kinh nghiệm, khả năng quản lý và điều hành văn phòng.
- Thứ hai, cần lưu ý sau khi đã thực hiện thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký mã số thuế cho người đại diện văn phòng và thay đổi thông tin về chữ ký số, tài khoản ngân hàng và các tài liệu có liên quan khác có liên quan.